DESAIN ORGANISASI SEBAGAI JAWABAN TERHADAP HARMONISASI TUGAS DAN FUNGSI ANTAR SATUAN KERJA YANG SERING TERLUPAKAN

Letkol cpl Drs Nasrul Helmi

1. PENDAHULUAN

Beberapa ahli memberikan pendapat mengenai organisasi, antara lain Organisasi Menurut Stoner adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama. Sedangkan menurut James D. Mooney Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. Dari berbagai pendapat tersebut dapat disimpulkan organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Namun dalam pelaksanaannya untuk mencapai tujuan tersebut sering dijumpai adanya tugas dan fungsi antar bagian maupun satuan kerja dalam suatu organisasi yang tumpang tindih khususnya organisasi pemerintahan.Hal ini dapat disebabkan beberapa hal antara lain; tidak adanya pemisahan yang jelas antara satuan kerja yang mempunyai tugas pokok sebagai perumus peraturan dengan satuan kerja sebagai pelaksana peraturan itu sendiri.Hal ini akan berdampak adanya program kerja yang menghasilkan output yang nyaris sama atau dengan nomenklatur yang berbeda namun dengan hasil yang sama. Kondisi ini tentu bertentangan dengan prinsip anggaran pemerintah saat ini yang menitik beratkan money follow program sebagai landasan pelaksanaan kerja.

Melihat kondisi di atas perlu dilakukan suatu upaya harmonisasi yang mengikat sehingga kedepan tidak lagi ada satuan kerja yang saling tumpang tindih . Hal yang paling mungkin adalah dengan membuat desain organisasi yang tepat sesuai dengan tugas dan fungsi kementerian dan Lembaga yang dibebankan negara sesuai ketentuan yang telah ditetapkan.

2. BEBERAPA PENGERTIAN TERKAIT ORGANISASI

a. Prinsip – Prinsip Organisasi menurut Etzioni (1982) memuat garis besar pembahasan dalam organisasi modern dari mulai definisi, ciri-ciri, pendekatan teori, struktur dan legitimasi birokrasi, wewenang, administratif, dan hubungan antara organisasi dan lingkungan sosial.

b. Ciri-ciri organisasi juga menurut Etzioni, diantaranya adalah :

1) Adanya pembagian dalam pekerjaan kekuasaan, dan tanggungjawab komunikasi merupakan bentuk-bentu pembagian yang tidak dipolakan begitusaja atau disusun menurut cara-cara tradisional, melainkan sengajadirencanakan untuk dapat lebih meningkatkan usaha mewujudkan tujuantertentu;

2) Adanya satu atau beberapa pusat kekuasaan berfungsi mengawasi pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengarahkan organisasi mencapai tujuannya, pusat kekuasaan secara kontinu mengkaji sejauh mana hasil yang telah dicapai organisasi, dan apabila diperlukan menyusun pola-pola baru guna meningkatkan efisiensi;

3) Penggantian tenaga dimana tenaga yang dianggap tidak bekerja sebagaimana diharapkan, dapat diganti oleh tenaga lain dan organisasi dapat mengkombinasikan anggotanya melalui proses pengalihan maupun promosi .

c. Dalam suatu organisasi modern , ada beberapa prinsip dalam organisasi yang ideal harus dilakukan yaitu :

1. Perumusan tujuan dengan jelas

Tujuan organisasi merupakan hal yang terpenting yang akan dicapai dalam proses perencanaan .Tujuan organisasi disebut juga sebagai sasaran atau target yang akan dicapai melalui kegiatan-kegiatan yang dilakukannya.Oleh sebab itu perumusan tujuan organisasi menjadi hal yang harus dilakukan , karena merupakan penyatuan kepentingan semua bagian dalam organisasi.

2. Pembagian Kerja

Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja atau tugas  pekerjaan adalah keharusan mutlak tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi  amat besar. Pembahagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan menghasilkan departemen-departemen dan job description  dari masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembahagian tugas pekerjaan, ditetapkan sekaligus susunan organisasi (struktur organisasi), tugas dan fungsi-fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan serta wewenang masing-masing unit organisasi.

3. Delegasi Kekuasaan ( Delegation of Autority)

Salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah pendelegasian kekuasaan, dimana setiap pejabat harus didelagasikan kekuasaan, atau wewenang  yang perlu agar pejabat tersebut dapat melakanakan tugas sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan itu mempunyai aspek, antara lain wewenang mengambil keputusan, wewenang menggunakan peralatan, bahan dan uang, wewenang memerintah, wewenang pemakaian waktu tertentu dan lain sebagainya. Delegasi kekuasaan merupakan tindakan pimpinan yang penting dan elementer sebab dengan pendelegasian kekuasaan, seorang pemipin dapat memanfaatkan waktu yang cukup, untuk memperhatikan bidang-bidang lain yang sangat penting disamping adanya pengetahuannya yang terbatas. Bahkan dapat dikatakan, delegasi kekusaan merupakan salah satu jalan utama bagi setiap pemimpin untuk percaya akan diri sendiri. Kesanggupan untuk menerima tanggung jawab adalag test pertama bagi seorang pemimpin, tetapi keberanian mendelegasikan kekuasaan kepada bawahan, merupakan tanda nyata seorang pimpinan yang sukses.

4. Rentang Kekuasaan

Mengenai prinsip rentang kekuasan, dipergunakan berbagai istilah-istilah yang berbeda, seperti span of authority, span og control (rentan pengawasan), span of management dan span of managerial responsibilities dan dalam bahasa Indonesia  dipakai istilah lain seperti jenjang pengawasan, jenjang kekusaan dan rentang kendali Dengan  rentang kekuasaan dimaksudkan berapa jumlah orang yang setepatnya yang menjadi bawahan seseorang pemimpin, sehingga pemimpin iu dapat memimpin, membimbing dan mengawasi dengan secara berhasil guna dan berdaya guna

5. Tingkat-Tingkat Pengawasan

Menurut prinsip ini, tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendakanya diusahakan sedimik mungkin. Di dalam suau organisasi diusahakan agar organisasi sesederhana mungkin, selain memudahkan komunikasi pula agar ada motivasi bagi  setiap  orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertingi di dalam dstruktur organisasi. Sehubungan dengan prinsip-prinsip tingkat-tingkat pengawasan ini, maka suatu organisasi yang baik yaitu berbentuk pipih dan tidak menjulang tinggi.

6. Kesatuan Perintah dan Tanggungjawab (Unity of Command and Responsibility)

Menurut prinsip ini maka seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dari siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia memberi pertanggungjawaban akan pelaskanaan tugasnya. Dengan kata lain prinsip tidak seorangpun dapat melayani dua atasan sekaligus

7. Koordinasi

Prinsip yang tidak kalah pentingnya dalam organisasi adalah prinsip koordinasi. Adanya pembagian tugas pekerjaan dan bahagian-bahagian seta unit-unit terkecil di dalam suatu organisasi, cenderung timbul kekuatan memisahkan diri dari organisasi sebagai kesleuruhan.

3. PENENTUAN CORE BISNIS SATKER

Hal yang paling penting berikutnya adalah bagaimana menentukan core bisnis masing-masing bagian dalam satu organisasi. Pemisahan Tugas dan Fungsi antara bagian yang dalam organisasi pemerintah disebut adanya Direktorat, Badan, Pusat, dan Inspektorat harus jelas batasan-batasan pelaksanaannya. Kejelasan ini lebih baik dituangkan dalam penyusunan prosedur dan mekanisme kerja pada masing-masing Satker , hal ini untuk menghindari duplikasi tugas antara Direktorat dengan Badan ,maupun dengan Pusat . Penyusunan / penentuan core bisnis masing-masing Satker hendaknya sudah mengarah pada tindakan pelaksanaan pekerjaan sehingga jelas terlihat garis beda tugas dan fungsi Satker. Adapun pelaksanaan tugas dan fungsi yang melibatkan dua satker secara bersama-sama dapat disusun terlebih dahulu dalam bentuk alur kerja . Pelibatan Satker dapat diterjemahkan dalam bentuk flowchart sehingga tidak terjadi alur yang sama ,namun akan terlihat bisnis proses yang saling bersambut hingga out put keluaran kerja terlihat jika merupakan kolaborasi kegiatan bersama-sama.

4. DESAIN ORGANISASI

Desain organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian dari organisasi, namun sesungguhnya desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi pada hakikatnya struktur organisasi merupakan hasil dari desain organisasi itu sendiri yang dibangun dengan mempertimbangkan prinsip organisasi dan pembagian core bisnis yang jelas dengan berpedoman pada visi, misi, dan tujuan organisasi itu sendiri .

5. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan dan bagaimana pekerjaan dibagi , dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal .

Beberapa model struktur organisasi yang dikenal :

1. Struktur sederhana . Struktur organisasi lini yang diciptakan oleh Henry Fayol ini merupakan bentuk yang paling sederhana dan paling tua dalam organisasi. Struktur ini menggambarkan tekanan bahwa wewenang organisasi dipegang langsung oleh manajemen puncak atau manajer atas yang di terapkan pada karyawannya untuk mencapai keberhasilan. Namun demikian manajer-manajer departemen masih diberi kesempatan untuk membuat pengambilan keputusan bagi departemennya, tetapi tetap dalam komando manajen puncak.

Atau, bisa juga didefinisikan sebagai bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah yang dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.

Memiliki ciri-ciri:

1)  Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang

2)  Jumlah karyawan sedikit

3)   Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

4)   Belum terdapat spesialisasi

5)    Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

6)   Struktur organisasi sederhana dan stabil

7)   Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

8)    Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :

1)    Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

2)    Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

3)    Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

4)     Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat

5)  Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

6)    Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

7)    Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

8)   Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.

9)    Adanya penghematan biaya

10)  Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis :

1)  Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi

2)    Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri

3) Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

4)    Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

5)    Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan

6)    Kurang tersedianya staf ahli

2. Struktur Fungsional Didalam lembaga pendidikan khususnya di Indonesia, pada umumnya menggunakan struktur organisasi fungsional Struktur organisasi ini sangat cocok diterapkan karena dapat memudahkan melakukan pengawasan.

Memiliki ciri-ciri:

1)      Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

2)      Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

3)      Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

4)      Target-target jelas dan pasti

5)      Pengawasan ketat

6)      Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

1).    Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

2)     Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

3).    Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

4)   Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib

5)     Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

6).    Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:

1)     Pekerjaan seringkali sangat membosankan

2)     Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

3)  Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

3. Struktur Multidivisional Kelebihan dari struktur multidivisional adalah bahwa level pucuk pimpinan dapat lebih berkonsentrasi pada aspek-aspek strategis. Sebagian masalah-masalh operasional sudah menjadi tanggung jawab kepala divisi. Selain itu, melalui struktur multidivisional, efektivitas organisasi dapat di pantau secara lebih objektif.

            Kelemahan desain struktur multidivisional antara lain :

1)    Terjadinya duplikasi.

2)    Konflik antar-divisi, atau divisi dengan kantor pusat.

3)    Beban koordinasi lebih besar

Organisasi multidivisional yang kurang fleksibel biasanya juga menghadapi masalah personel. Ketika masing – masing divisi mengembangkan spesialisasi yang sangat khusus. Tidak mudah bagi organisasi untuk mendristribusikan atau memindahkan persoel dari satu divisi ke divisi lain. Hal ini tentunya agak mengganggu dari sisi pemanfaatan dan pengembangan sumber daya manusia.

      Ada suatu bentuk organisasi yang mirip dengan organisasi multidivisional, yaitu konglomerasi ( holding – company). Biasanya , organisasi konglomerasi terdiri dari sejumlah perusahaan yang berbeda – beda bisnis intinya ( core business), baik didapat melalui proses akuisisi atau mendirikan perusahaan baru. Namun ada perbedaan disini, bahwa organisai induk pada konglomerasi tidak melihat divisi – divisinya sebagai sarana untuk menjangkau pasar , produk , atau kategori konsumen tertentu.

4. Struktur Matrik Perngertian Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan.

Ciri – ciri :

           1)        Memiliki jumlah organisasi yang banyak sehingga tinkat – tingkat hirarki kewenangan banyak.

                 2)    Pimpinan yang paling tinggi berada di paling atas.

Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada.

      Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia.

5. Struktur Campuran Struktur Campuran (Hibrid)

Jenis organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi produk dan fungsional. Masing-masing produk yang diproduksi memiliki fungsi-fungsi yang dibutuhkan oleh produk tersebut. Selain itu, organisasi juga memiliki struktur fungsional yang tetap mengontrol secara terpusat jalannya organisasi.
Salah satu yang dominan dari struktur ini adalah keputusan menjadi tidak terdesentralisasi, tetapi juga tidak tersentralisasi. Artinya perlu koordinasi yang tinggi antarfungsi pokok yang dimiliki dan juga struktur yang berada dalam garis koordinasi produk. Karena sifatnya, jenis organisasi dengan struktur ini akan mudah beradaptasi jika terdapat perubahan pada lingkungan secara mendadak. Dua contoh struktur campuran yaitu perusahaan multinasional dan organisasi. sedikit fasilitas produksi atau tidak ada sama sekali (Robbins, 1990: 346)

Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa berbagai model struktur organisasi ini diterapkan dengan mempertimbangkan kecocokan terhadap visi , misi dan tujuan dari organisasi tersebut. Selain itu struktur organisasi pemerintah tidak dapat didesain hanya sesuai keinginan pimpinan namun harus didasarkan pada ketentuan dari presiden yang dituangkan dalam Peraturan Presiden oleh karenanya setiap perubahan struktur organisasi kementerian / Lembaga atas dasar inisiatif dari kementerian dimaksud harus tidak bertentangan dengan peraturan Presiden namun jika ada hal yang belum diatur ataupun overlapping tugas dan fungsi antar satker tersebut dapat dilakukan upaya pengajuan diskresi kepada pimpinan kementerian dengan melihat kondisi / sebab-sebab yang dipersyaratkan untuk dilakukannya diskresi sesuai UU no: 30 tahun 2014 tentang administrasi pemerintahan. Kalau merujuk undang-undang maupun peraturan yang berlaku tersebut terlihat adanya kemudahan untuk penyesuaian perubahan organisasi asalkan tidak bertentangan terhadap peraturan Presiden yang dimaksud. Pada dasarnya apakah ada struktur yang terbaik dari berbagai bentuk struktur di atas , jawabannya adalah semua struktur baik , namun apakah semua struktur cocok dengan visi, misi dan tujuan organisasi dimana kita berada, hal tersebutlah yang menjadi pembedanya.

Beberapa kondisi penyebab penataan /perubahan struktur organisasi :

1. Penyelarasan tugas dan fungsi yang cenderung tumpang tindih.

Kondisi ini kemungkinan terjadinya lebih besar pada organisasi pemerintah, apalagi organisasi tersebut relative besar. Utamanya pada fungsi-fungsi pembuatan kebijakan dengan pelaksana kebijakan itu sendiri.Tumpang tindih Tusi menjadi sumir pada pelaksanaannya sehingga menjadi tidak jelas siapa yang mempunyai kewenangan sesungguhnya sebagai legislator dan eksekutor.Oleh sebab itu perlu dilakkan penyelarasan tugas yang jelas sehingga pelaksanaan fungsi tersebut adalah saling memperkuat.

2. Penguatan atau mempertajam tugas dan fungsi.

Beberapa keadaan dalam suatu organisasi pemerintah kadangkala pada saat perencanaan , desain organisasi yang dibuat untuk satu bagian dibuat sederhana karena anggapan pekerjaannya mudah dan dapat dilakukan oleh tenaga yang sedikit. Namun pada pelaksanaannya beban kerja yang diberikan melebihi batas kemampuan , oleh karena diperlukan penguatan dengan mengembangkannya atau menambah jumlah karyawannya.

3. Mengakomodasi amanat peraturan perundang-undangan.

Hal ini boleh jadi lebih disebabkan adanya kebijakan Presiden dengan melakukan pembubaran suatu lembaga atau penambahan atau adanya keputusan presiden yang memandang perlu suatu perubhan organisasi ataupun jabatan pada suatu organisasi yang dituangkan dalam peraturan Presiden.Dengan demikian organisasi secepatnya diubah untuk keselarasannya.

4. Penambahan tugas dan fungsi yang belum terakomodasi.

Perubahan pada kondisi ini dilakukan karena melihat dinamika organisasi dihadapkan dengan tantangan tugas yang semakin komplek. Untuk itu perlu dilakukan perubahan organisasi untuk mengakomodasi hal tersebut .

6. Perubahan-perubahan nomenklatur jabatan sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawab organisasi. Perubahan nomenklatur akan berakibat juga terjadinya perubahan dalam organisasi khususnya terhadap penyebutan bagian-bagian dalam organisasi tersebut serta penyebutan jabatan bagi personil yang mengawakinya .

7. Pengelompokan fungsi-fungsi yang sejenis; dan

Pengelompokan fungsi yang sejenis , merupakan hal yang mempermudah manajemen untuk menentukan out put suatu bagian .Dengan demikian akan berimbas terhadap kejelasan produk, kemudahan pengawasan dan pengendalian serta mudah untuk dievaluasi guna menghasilkan kinerja organisasi yang optimal.

7. Evaluasi organisasi.

Evaluasi organisasi dipandang perlu untuk mewujudkan organisasi pemerintah yang tepat fungsi, tepat proses, dan tepat ukuran. Hal ini dapat dilakukan denga adanya Permen PAN RB no.20 tahun 2018 tentang pedoman Evaluasi kelembagaan Instansi Pemerintah. Hal ini mengingat tantangan kedepan yang makin berat sehingga evaluasi akan merekomendasikan apakah organisasi tetap dipertahankan seperti semula atau harus diubah.

6. KONKLUSI
   Dari pembahasan di atas maka konklusi yang dapat diambil adalah harmonisnya tugas dan fungsi antar satuan kerja dalam organisasi Kementerian dapat di capai dengan melakukan desain organisasi yang berpatokan terhadap visi , misi dan tujuan organisasi tersebut dengan memilih model struktur organisasi yang tepat. Oleh karenanya di dalam menyusun desain organisasi yang akan diterapkan seyogyanya melibatkan stake holder yang langsung terkait dalam kegiatan yaitu Direktorat , Badan , Inspektorat serta managemen organisasi dan tata laksana Kementerian dalam satu meja , sehingga diharapkan akan meminimalisir over lapping tugas dan fungsi . Yang perlu dihindari adalah adanya pembahasan yang dilakukan secara parsial, justru hal ini akan menimbulkan multi tafsir sesuai pandangan dan kepentingan masing-masing satker , inilah yang selalu dilupakan . Bagaimana dengan kita ?