IMPLEMENTASI FUNGSI POAC PEGAWAI ADMINISTRATOR TERHADAP KEGIATAN DITJEN POTHAN KEMHAN

Vita Dwi Wijayanti, S.E., M.A.P

Analis Pertahanan Negara Ahli Muda Set Ditjen Pothan Kemhan

I.I.       Latar Belakang.

Ditjen Pothan Kemhan mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang Potensi Pertahanan. Pelaksanaan tugas tersebut memerlukan fungsi SDM pendukung pertahanan, dukungan pelayanan teknis dan administrasi. Dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi tersebut, Set Ditjen Pothan Kemhan sebagai unsur pembantu Ditjen Pothan Kemhan menyelenggarakan fungsi pengkoordinasian, penyusunan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi serta pelaporan program kerja dan anggaran Ditjen Pothan Kemhan. Selain penyelenggaraan fungsi tersebut, Set Ditjen Pothan Kemhan juga melaksanakan urusan kepegawaian, ketatausahaan, kerumahtanggaan, penataan kelembagaan, ketatalaksanaan dan lain sebagainya.

Salah satu fungsi Bagum sebagai bagian dari Set Ditjen Pothan Kemhan adalah pelaksanaan urusan ketatalaksanaan Ditjen. Ketatalaksanaan merupakan penataan sistem dan manajemen yang mencakup pengaturan, pengerahan dan pengendalian terhadap proses aktifitas tata penyelenggaraan secara efektif, efisien dan akuntabel. Fungsi ketatalaksanaan diatur dalam Permenhan Nomor 14 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertahanan Pasal 551 huruf (c) yang berisi “Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 550, Bag Um menyelenggarakan fungsi penyiapan pembinaan kepegawaian, penataan organisasi dan ketatalaksanaan Ditjen”.

Dalam meningkatkan pelaksanaan fungsi ketatalaksanaan Ditjen Pothan Kemhan, dibutuhkan pengetahuan dasar manajerial yang diharapkan dapat menambah wawasan dan pemahaman pegawai dalam pelaksanaan tugas. Pengetahuan manajerial dalam sebuah organisasi diperlukan dalam rangka meningkatkan pelaksanaan strategi dan manajemen. Pendekatan tersebut membantu untuk memahami pegawai Ditjen Pothan Kemhan khususnya level administrator lakukan dalam menganggap pekerjaan yang dilaksanakan sebagai suatu proses.

Proses merupakan serangkaian tindakan untuk mencapai tujuan dan output organisasi dalam hal ini Ditjen Pothan Kemhan. Pegawai Ditjen Pothan Kemhan khususnya dimulai dari level administrator perlu menggunakan sumber daya dan melaksanakan empat fungsi manajerial utama, yaitu POAC.

I.2.      Maksud dan Tujuan.

I.2.1.           Maksud.

Penulisan ini dimaksudkan untuk mengetahui implementasi POAC terhadap penyelenggaraan kegiatan organisasi dalam hal ini Ditjen Pothan Kemhan untuk mencapai tujuan dan output.

I.2.1.           Tujuan.

Penulisan ini bertujuan untuk menambah wawasan pegawai Ditjen Pothan Kemhan khususnya level administrator dalam manajerial pelaksanaan kegiatan agar memenuhi fungsi manajemen sebagai bagian dari upaya peningkatan sosial budaya terbatas pada pelaksanaan kegiatan organisasi.

I.3.      Dasar.

I.3.1. Permenhan Nomor 14 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertahanan.

I.3.2. Keputusan Menteri Pertahanan Nomor: KEP/1527/XII/2022 tentang Pengangkatan ke dalam Jabatan Fungsional Analis Pertahanan negara di Lingkungan Kementerian Pertahanan a.n. Rini Anggraeni, S.E., M.A Pembina IV/a Nip. 196706212005012001 dkk 18 orang.

I.3.3.   Surat Perintah Dirjen Pothan Kemhan Nomor: SPRIN/1743/XII/2022 tanggal 19 Desember 2022 tentang Pengangkatan dalam tugas dan tanggung jawab jabatan baru sebagai Jabatan Fungsional APN Set Ditjen Pothan Kemhan.

I.3.4.   Surat Perintah Dirjen Pothan Kemhan Nomor: SPRIN/1772/XII/2022 tanggal 21 Desember 2022 tentang Penugasan dalam jabatan baru sebagai Jabatan Fungsional APN Set Ditjen Pothan Kemhan.

I.3.5. Disposisi Kabagum Set Ditjen Pothan Kemhan Nomor Agenda: 2012 tanggal 28 Desember 2022 kepada APN Ahli Muda Subbag Rumga Bagum Set Ditjen Pothan Kemhan tentang Penyusunan Analisis POAC.

I.4.      Metode Penulisan.                    

Penulisan ini menggunakan metode tinjauan literatur (library research) dalam mendalami POAC sebagai fungsi manajemen organisasi dalam hal ini Ditjen Pothan Kemhan dalam rangka peningkatan upaya sosial dan budaya kerja.

1. Kajian Teoritis dan Pembahasan.                    

II.1.           Manajemen, Sosial dan Budaya Kerja.

Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengaturan, pengelolaan SDM sampai dengan pengendalian pegawai dalam suatu organisasi agar bisa mencapai tujuan dari suatu kegiatan. Sosial merupakan suatu kumpulan dari individu-individu yang saling berinteraksi sehingga menumbuhkan perasaan bersama.

Budaya kerja merupakan komitmen dalam upaya untuk membangun SDM, proses kerja dan hasil kerja yang lebih baik. Dengan pencapaian kualitas kerja yang semakin baik khususnya level administrator, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas suatu organisasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi.

II.2.     Fungsi Manajemen (POAC).

Fungsi manajemen dalam hal ini POAC untuk memaksimalkan pelaksanaan tugas khususnya dibidang manajerial. Dengan pengetahuan dan wawasan akan fungsi manajemen, diharapkan pegawai dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas sumber daya organisasinya, baik SDM individu, hubungan sosial tim kerja hingga sarana dan prasarana yang digunakan dalam pelaksanaan tugas. Adapun bagian-bagian dari POAC sebagai berikut:

II.2.1.           Planning.

Planning atau perencanaan merupakan kegiatan yang menentukan sasaran yang hendak dicapai, proses pemikiran dan penentuan penggunaan sarana dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Dalam meningkatkan pelaksanaan fungsi ketatalaksanaan Ditjen Pothan Kemhan, diperlukan pengetahuan bagi pegawai agar memahami pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana mencapai tujuan tersebut.

Dalam planning, seorang pegawai khususnya level administrator agar memperhatikan masa depan sebagai pertimbangan dalam membuat keputusan. Planning merupakan bagian yang penting, karena banyak berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang lain. Contohnya setiap pegawai level administrator harus membuat rencana pekerjaan yang efektif di dalam kepegawaian organisasinya demi peningkatan ketatalaksanaan dalam hal ini Ditjen Pothan Kemhan.

Planning meliputi perencanaan kegiatan seperti tema dan judul kegiatan, tujuan atau hasil yang diharapkan, penentuan waktu pelaksanaan, pihak-pihak yang diharapkan dapat terlibat, kebutuhan anggaran dan sebagainya. Seorang pegawai khususnya level administrator Ditjen Pothan Kemhan diharapkan mampu memahami pentingnya planning dalam suatu kegiatan.

II.2.2.          Organizing.

Organizing atau pengorganisasian merupakan proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik setiap sumber daya yang tersedia dalam rangka menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang berhubungan dengan organisasi. Dengan pemahaman akan pentingnya pelaksanaan organizing sebagai proses mengatur tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap individu, penugasan setiap aktifitas dan pembagian pekerjaan ke dalam tugas yang spesifik dapat terdistibusi secara tepat kepada pegawai dengan bidang keahlian masing-masing.

Organizing juga memiliki aspek utama lain yaitu pengelompokan kegiatan ke Bag/Subit hingga Subbag/Seksi dalam rangka memaksimalkan dan memastikan SDM yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dalam hal ini Ditjen Pothan Kemhan.

Organizing meliputi pengorganisasian sumber daya dalam melaksanakan suatu kegiatan atau jika dikaitkan dengan SDM, organizing merupakan penentuan kejelasan siapa berbuat apa demi kelancaran pelaksanaan kegiatan. Setelah melaksanakan planning, selanjutnya Pegawai khususnya seorang administrator dapat menjalankan fungsi organizing, diantaranya pembagian tugas dengan membentuk dan menunjuk keanggotaan Tim Pokja atau Tim Panitia Kegiatan yang disahkan dalam bentuk surat perintah.

Susunan kepanitiaan yang dituangkan dan disahkan dalam bentuk surat perintah, tetap harus selalu mengedepankan urut hierarki pangkat dan jabatan yang berlaku di lingkungan Kemhan. Pembagian SDM yang menjadi anggota kepanitian harus memperhatikan keseimbangan kekuatan kemampuan tiap-tiap kelompok agar tidak terjadi ketimpangan dalam pelaksanaan tugas. Hal ini menjadi penting untung diperhatikan, contohnya dalam kegiatan yang berhubungan dengan teknologi dan informasi, selain ketua, anggota tim yang ditunjuk diharapkan juga yang memiliki kemampuan di bidang teknologi dan informasi (the right man on the right place).

II.2.3.           Actuating.

Actuating atau penggerakan merupakan usaha untuk mengarahkan setiap anggota kelompok agar bersedia bekerja sama dan bersinergi dalam mencapai tujuan setelah fungsi planning dan organizing sudah dilaksanakan. Actuating sebagai inti dari manajemen meliputi directing atau mengarahkan dengan pemberian instruksi, perintah atau petunjuk kepada orang lain untuk menjalankan apa yang telah direncanakan.

Tindakan dalam actuating menggunakan planning sebagai pedomannya. Actuating membutuhkan leadership atau kepemimpinan yang baik. Jiwa kepemimpinan yang baik dapat mengarahkan orang dengan baik, menciptakan saling kerja sama dan meminimalisir potensi-potensi pertentangan yang dapat menimbulkan konflik. Pemimpin harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, jelas dan mudah dimengerti. Tanpa komunikasi yang baik, bawahan akan kesulitan menjalankan instruksi atau perintah dan sebaik apapun planning tidak akan maksimal dalam proses eksekusinya.

Actuating melanjutkan fungsi planning dan organizing dimana pegawai Ditjen Pothan Kemhan khususnya level administrator memiliki jiwa kepemimpinan yang baik dan mampu berkomunikasi secara jelas kepada anggotanya. Dalam pelaksanaan kegiatan khususnya di lingkungan Ditjen Pothan Kemhan, pegawai level administrator Ditjen Pothan Kemhan melaksanakan actuating dengan mengarahkan anggota bawahan atau timnya dengan berorientasi kepada hal-hal sebagai berikut:

II.2.3.1. Memprakarsai Aksi (Initiatos Action).  Pegawai tidak memulai pekerjaan jika tidak ada yang menyuruh, tidak ada yang menuntun, takut akan kesalahan ataupun takut ketidak sesuaian. Pengarahan dari pegawai administrator sangat dibutuhkan dengan komunikasi yang baik agar pegawai memahami dan melaksanakan pekerjaan sesuai instruksi yang diberikan.

II.2.3.2. Alat Motivasi (Means of Motivation).   Pegawai menjalankan apa yang diperintahkan atasan, secara umum motivasi pegawai dalam bekerja merupakan materi demi pemenuhan kebutuhan hidup. Pegawai administrator di lingkungan Ditjen Pothan Kemhan tidak hanya sekedar memerintahkan, menyuruh atau menuntut kinerja pegawainya semata, namun juga memberikan motivasi. Setiap pegawai pasti memiliki permasalahan pribadi dan hambatan masing-masing, dibutuhkan motivasi agar pegawai dapat memberikan hasil kerja yang maksimal.

Pegawai administrator Ditjen Pothan Kemhan diharapkan memiliki kemampuan untuk membaur dan membina hubungan dekat dengan para pegawainya. Penyediaan reward and punishment bagi pegawai berprestasi maupun pegawai yang kinerjanya rendah juga dapat dilaksanakan sebagai bentuk penerapan asas keseimbangan atau keadilan di lingkungan Ditjen Pothan Kemhan.

II.2.3.2. Mengintegrasikan Upaya (Integrates Efforts).     Satker Ditjen Pothan Kemhan memiliki beberapa Sub Satker dan Bag/Subdit hingga Subbag/Seksi. Setiap bagian dalam organisasi Ditjen Pothan Kemhan memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Fungsi actuating dalam mengintegrasikan perbedaan tersebut bertujuan agar pegawai lintas Sub Satker/Bag/Subdit/Subbag/Seksi dapat saling bekerja sama dan tidak saling konflik dalam merealisasikan pelaksanaan kegiatan Ditjen Pothan Kemhan.

Pegawai Ditjen Pothan Kemhan khususnya level administrator harus dapat melakukan pendekatan persuasif kepada pegawainya dengan kemampuan komunikasi secara jelas dan efektif. Penugasan/Instruksi/perintah yang jelas dapat diterima pegawai dengan baik, hal ini berpengaruh pada pelaksanaan dan hasil kegiatan pegawai tersebut.

II.2.3.3. Menyediakan Stabilisasi (Provides Stability).    Stabilitas dalam suatu organisasi berperan penting dalam actuating. Bukan hanya stabilitas organisasi, stabilitas pegawai dalam suatu organisasi juga diperlukan. Organisasi pasti memiliki potensi konflik yang timbul akibat hubungan kerja para pegawainya. Pegawai Ditjen Pothan Kemhan level administrator harus dapat menjaga stabilitas di lingkungan tempat kerjanya. Memetakan potensi konflik antar pegawai dan meredamnya dengan pola komunikasi persuasif sebelum berkembang menjadi konflik.

II.2.3.4. Penggunaan Sumber Daya Dengan Efisien.   Pegawai Administrator Ditjen Pothan Kemhan dapat melaksanakan actuating dengan memaksimalkan peran seluruh pegawainya, anggaran, alsintor dan alkaptor agar bekerja secara efisien. Pemberian pengarahan yang baik dan mudah dimengerti akan memaksimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki secara efektif dan efisien.

II.2.3.5. Koping Perubahan.     Koping merupakan sebuah proses penyesuaian diri pada perubahan yang sedang terjadi. Pengarahan yang baik dari Pegawai Administrator Ditjen Pothan Kemhan dapat menjadi alat bantu pegawainya untuk beradaptasi terhadap perubahan. Hadirnya era teknologi dan informasi serta reformasi birokrasi akan membuat perubahan-perubahan termasuk di lingkungan Ditjen Pothan Kemhan.

Pegawai diharapkan dapat beradaptasi dengan perubahan pola dan interaksi kerja yang membutuhkan  keterampilan bidang teknologi dan informasi atau digital. Pegawai juga diharapkan mampu berinovasi dalam peningkatan volume dan konektivitas data kerja, peningkatan tuntutan analisis dan pengolahan big data serta peningkatan transaksi dan interaksi secara digital.

Jiwa kepemimpinan yang baik dari pegawai administrator Ditjen Pothan Kemhan melalui pola komunikasi persuasif diharapkan dapat membangun semangat dan inovasi bagi para pegawai dalam rangka mempersiapkan diri menyambut era digital. Selain itu, dapat dikomunikasikan kepada pegawai pentingnya mengikuti kegiatan pendidikan dan pelatihan yang bersifat peningkatan kemampuan pegawai khususnya dibidang teknologi dan informasi. Motivasi ini penting diberikan demi pengembangan kompetensi pegawai dan peningkatan pelaksanaan tugas dan fungsi Ditjen Pothan Kemhan.

II.2.4.          Controlling.

Controlling atau pengawasan merupakan kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka mencocokan  kesesuaian actuating dengan planning yang telah ditetapkan dalam mencapai tujuan dari suatu organisasi. Sebagai fungsi terakhir dalam manajemen, controlling memastikan proses manajemen berjalan dengan baik. Pegawai administrator Ditjen Pothan Kemhan perlu melaksanakan controlling dalam setiap kegiatan agar setiap proses dilakukan sesuai ketentuan dalam planning dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan jika terdapat deviasi. Hasil dari setiap kegiatan Ditjen Pothan Kemhan perlu dilaporkan dengan kelengkapan dokumen pendukung sebagai bahan evaluasi pelaksanaan kegiatan selanjutnya.

• Kesimpulan dan Rekomendasi.                    

III.1.           Kesimpulan.

III.1.1. Pegawai Administrator Ditjen Pothan Kemhan harus memahami dan mempedomani fungsi manajemen POAC dalam penyelenggaraan setiap kegiatan.

III.1.2. Perkembangan Sosial dan Budaya Kerja di lingkungan Ditjen Pothan Kemhan berperan penting dalam kelancaran pelaksaan tugas dan fungsi. Hadirnya era teknologi dan informasi atau digital menuntut kemampuan adaptasi pegawai untuk tetap produktif dan berinovasi mengikuti perkembangan zaman.

III.2.           Rekomendasi.

III.2.1. Penyelenggaraan setiap kegiatan Ditjen Pothan Kemhan agar berpedoman terhadap fungsi manajemen yaitu POAC.

III.2.2. Pemahaman POAC tidak hanya diperuntukkan bagi pegawai level administrator keatas, meskipun bersifat manajerial, diharapkan seluruh pegawai Ditjen Pothan Kemhan juga memiliki pengetahuan terkait POAC.

III.2.3. Pegawai Ditjen Pothan Kemhan khususnya jenjang kepangkatan dan golongan setara perwira pertama atau penata muda agar meningkatkan pengetahuan dan wawasan dalam menumbuhkan jiwa kepemimpinan dengan mengedepankan komunikasi persuasif.

III.2.4. Seluruh pegawai Ditjen Pothan Kemhan agar meningkatkan kemampuan baik individual maupun organisasi dalam menghadapi era digital yang tidak mungkin dapat dicegah atau dihindari.

III.2.5. Memetakan atau mengelompokkan pegawai dalam empat kelompok, yaitu pegawai tipe Deadwood yang berkinerja buruk, tidak bersemangat dan kurang bersyukur. Kelompok kedua pegawai bertipe Trainee yang ingin belajar, antusias dan berpikiran terbuka. Kelompok pegawai ketiga bertipe Workhorse yang memiliki kompetensi, sering mengeluh dan merasa lebih berhak. Pegawai terbaik masuk dalam kelompok keempat bertipe Star yang selalu memperbaiki diri, berinisiatif dan suka membagi pengetahuan.

III.2.6. Hasil pengelompokkan pegawai ditindaklanjuti dengan membentuk tim learning by doing prioritas antara pegawai yang memiliki kemampuan teknologi dan informasi tipe Star dengan pegawai yang kurang memiliki kemampuan teknologi dan informasi tipe Trainee.