KOMUNIKASI EFEKTIF DALAM MENINGKATKAN KINERJA INSTITUSI

Oleh: Pembina Tk.I IV/b Hery Yuniarto, S.E.,M.Si (Han)

Analis Pertahanan Negara Madya Setditjen Pothan

PENDAHULUAN

Dalam pengelolaan lembaga atau institusi seringkali dihadapkan pada pertanyaan, bagaimana seharusnya sebuah lembaga itu dikelola dan dipimpin untuk mencapai kinerja yang maksimal (Fathorrazi, 2017). Pertanyaan ini mengarahkan pada atensi untuk membahas, berbagai aktivitas dan aksi yang dapat mengarahkan pada pencapaian tersebut. Studi mendapati bahwa 70 % capaian institusi ditentukan oleh kualitas kinerja, di mana komunikasi efektif menjadi indikator profesionalitas seorang pemimpin yang excellent (Wentz, 1998);

Seiring dengan perkembangan ritme organisasi pada lembaga dalam institusi, akhirnya menuntut berkembangnya gaya-gaya komunikasi pemimpin dalam upaya mencapai komunikasi yang efektif (Naway, 2017). Dalam konteks ini Pemimpin menghadapi tanggung jawab yang semakin berat, baik untuk dapat menciptakan komunikasi efektif dalam perannya sebagai pemimpin dalam komunitas yang melibatkan banyak stakeholder.

Komunikasi juga menjadi bagian penting dalam mengkoordinasikan upaya-upaya peningkatan efektivitas dan visibilitas insitusi (Iacob, 2015). Menurut Tobin (2014), mereka menghabiskan lebih dari 70-80% dari waktu dalam kegiatan komunikasi interpersonal, yang sebagian besar di antaranya adalah tatap muka dan melalui telepon. Belum lagi jenis-jenis komunikasi lain seperti surat-surat elektronik(email), media sosial, dsb. Pentingnya komunikasi efektif dalam meningkatkan kinerja telah menginspirasi berbagai penulis mengungkap peran komunikasi efektif, dalam peningkatkan kinerja organisasi.

Beberapa karya tulis, seperti: menciptakan pemahaman bersama tentang visi dan misi (Battilana, 2010); membangun kepercayaan antara pimpinan dan pegawai (Tyler, 2016); membangun kemitraan dengan pihak-pihak eksternal/ internal (Myende, 2013); menciptakan  suasana  kerja  yang  kondusif (Hill-Berry,  2019) dan meningkatkan capaian prestasi kerja pegawai/ personil (Von Dohlen, 2018). Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis ini berupaya mengkaji dua hal pokok, yaitu; karakteristik komunikasi efektif dan peran komunikasi efektif dalam meningkatkan kinerja institusi.

PEMBAHASAN

KarakteristikKomunikasi Efektif

Komunikasi efektif, menjadi bagian penting organisasi dalam upaya pencapaian tujuan. Seringkali organisasi mengalami kegagalan dalam mencapai tujuan disebabkan oleh faktor komunikasi yang tidak efektif. Misalnya, perintah dari seorang pemimpin yang pada hakikatnya adalah bagian dari kegiatan komunikasi, seringkali menjadi tidak jelas dan sulit diimplementasikan karena komunikasi yang dijalankan tidak efektif (Tisnawati & Saefullah, 2005). Diantara masalah yang muncul dalam kegiatan komunikasi dikenal dengan istilah miscommunication (kekeliruan dalam komunikasi), sehingga proses komunikasi tidak berjalan sebagaimana yang diinginkan.

Adanya problem kekeliruan dalam komunikasi seringkali menyebabkan munculnya komunikasi yang sulit dipahami untuk kemudian diimplementasikan dalam programorganisasi(Bakri Yusuf, 2018). Problem lainnya adalah komunikasi yang searah (top-down), yang cenderung kaku, sehingga dapat menyebabkan organisasi kurang dinamis dalam menghadapi berbagai persoalan yang terkadang perlu diatasi segera.

Berbagai kendala yang dihadapi dalam organisasi, membutuhkan upaya bagaimana agar komunikasi dalam organisasi sebagai sebuah hubungan timbal-balik, tidak hanya memainkan peran dalam pengiriman pesan kepada pihak lain, tetapi juga dapat menjadi perekat yang bersifat sosio-psikologis, terlebih dalam sebuah organisasi yang menghendaki kerjasama yang sinergis. Dalam hal ini diperlukan karakter komunikasi efektif dari pemimpin. Setidaknya ada enam karakteristik komunikasi efektif yang dapat ditunjukka dengan mendasarkan pada konsep kepemimpinan efektif, yaitu;

1).      Perilaku lembut,

2).      tidak kasar dalam ucapan,

3).      tidak keras hati,

4).      memaafkan,

5)       musyawarah dan

6).      memiliki komitmen.

Perilaku lembut menjadi kunci komunikasi efektif pemimpin pada lembaga/ Intitusi. Lemah lembut mendorong hubungan antara pemimpin dengan yang dipimpin dipenuhi suasana saling memahami, saling percaya, saling terbuka, sehingga memunculkan motivasi kreativitas dan inisiatif yang jauh dari suasana tertekan dan penuh kekhawatiran (Djalaluddin, 2014). Dengan demikian seluruh anggota organisasi yang beradanya akan merasa diayomi dan terjalin komunikasi yang baik antar semua anggota organisasi, baik top-down; down-top maupun horisontal.

Kunci komunikasi efektif pemimpin yang kedua adalah tidak kasar baik dalam ucapan atau perbuatan. Seorang pemimpin harus menghindari berkata-kata kasar yang dapat menyakiti hati. Perkataan kasar akan menyebabkan komunikasi yang terjalin tidak dapat berjalan dua arah, disebabkan adanya tekanan rasa takut dan khawatir berlebih pada bawahan.

Komunikasi efektif selanjutnya, mensyaratkan karakter ketiga, yaitu pemimpin yang tidak keras hati. Keras hati seorang pemimpin dapat menyebabkan hilangnya kreativitas bawahan (Djalaluddin, 2014). Pemimpin yang keras hati dapat menyebabkan setiap individu yang ada memiliki keraguan dan ketakutan ketika akan menyampaikan sesuatu. Komunikasi yang terjalin bisa mengarah pada bentuk-bentuk pujian berlebihan kepada pemimpin yang hanya ingin menyenangkan hati pemimpin (Widyastuti, 2017). Dengan demikian segala permasalahan yang ada akan diselesaikan dalam suasana penuh ketakutan. Jenis komunikasi yang terjalin hanyalah top-down.

Karakter keempat dari komunikasi efektif pemimpin adalah memaafkan dan memohonkan ampun. Pemimpin lembaga pendidikan Islam harus memahami bahwa setiap orang dapat melakukan kesalahan, sehingga dapat memaafkan kesalahan mereka, serta mendoakan ampunan untuk mereka. Menurut Taufiq (Taufiq, 2004), dengan sifat kasih sayang dan pemaaf akan timbul rasa sayang dan loyalitas dari bawahan. Kekerasan pemimpin tidaklah akan menumbuhkan kewibawaan, tetapi justru menimbulkan kemunafikan dan penghianatan. Komunikasi yang terjalin antara pemimpin dan bawahan tidak akan sehat.

Karakter kunci komunikasi efektif pemimpin kelima adalah musyawarah. Musyawarah artinya mengajak duduk bersama dalam menyelesaikan setiap perselisihan dan persoalan. Musyawarah menjadi sarana komunikasi efektif karena di dalamnya orang dapat menyampaikan pendapat secara terbuka, terdapat keharusan sikap menghargai pendapat orang lain. Hal ini menyebabkan terjalinnya komunikasi baik antar sesama pegawai/personil di lembaga/ institusi.

Peran Komunikasi Efektif Pemimpin dalam Meningkatkan Kinerja Institusi.

Berbagai studi menunjukkan peran penting komunikasi efektif pemimpin dalam upaya meningkatkan kinerja, yang hasil akhirnya adalah peningkatan kinerja capaian. Hasil berbagai sumber mengindentifikasi peran tersebut antara lain;

1)        meningkatkan efektifvitas dalam membagi (sharing) visi,misi;

2)        meningkatkan kinerja para staf;

3)        membangun kemitraan dengan komunitas;

4)        membangun iklim            kinerja yang kondusif;

5)        meningkatkan capaian prestasi pegawai/ personil.

Pertama, komunikasi efektif sangat berperan dalam meningkatkan efektivitas dalam membagi visi misi untuk pencapaian tujuan bersama. Hasil studi Battilana et al., (2010) mendapati bahwa; untuk mengarahkan organisasi menuju kesuksesan, para pemimpin menggunakan berbagai bentuk komunikasi untuk menciptakan pemahaman bersama tentang visi dan misi suatu organisasi. lebih jauh lagi, visi dan misi tersebut tidak hanya sekedar berbagi, tetapi melalui komunikasi yang efektif, maka komitmen tim dapat dibangun dalam upaya pencapaian visi misi tersebut.

Pemahaman ini tentang makna organisasi tersebut mengajarkan kepada pemimpin bahwainsititusi dapat lahir dan berkembang karena; 1) ada interaksi yang berarti komunikasiantara satu dengan yang lain; 2) ada kerjasama, dalam artian ada kerelaan untuk melakukan tindakan (pengabdian); 3) ada tujuan bersama yang ingin dicapai; dan 4) ada cara pencapaian secara efektif dan efisien. Pemahaman ini mengarahkan pada salah satu unsur terpentingnya adalah interaksi atau komunikasi yang efektif, di mana melalui komunikasi efektif, pemimpin dapat membangun tumbuhnya kesepakatan untuk saling mengabdi atau menyumbang tindakan untuk mencapai tujuan bersama.

Kedua, komunikasi efektif dapat meningkatkan kinerja para pegawai/personil. Dalam hal ini terjalin komunikasi yang baik dan berbagai nilai-nilai bersama. Keberhasilan pimpinan dalam mengkomunikasikan visi misi dan nilai-nilai bersama kepada pegawai/personil melalui berbagai bentuk perilaku komunikasi, dapat mendorong untuk semakin berkinerja baik. Hasil penelitian dari Tyler (2016) tentang perilaku kepemimpina menyimpulkan bahwa; keterampilan komunikasi efektif diperlukan untuk membangun kepercayaan ke arah peningkatan yang efektif.

Oleh karena itu, pimpinan harus senantiasa memberikan arahan, motivasi dan peningkatan skill pegawai/personil secara efektif, khusunya ketrampilan komunikasi. Hasil penelitian membuktikan bahwa; dengan kemampuan komunikasi yang baik, akan menciptakan kesuksesan dalam kinerja pegawai/personil, dan berpotensi untuk menciptakan strategi-strategi komunikasi yang efektif (Ali & Demiray, 2019). Dengan kemampuan komunikasi, dapat menciptakan suasana menyenangkan dalam pekerjaan, dan tujuan peningkatan prestasi pegawai/personil dapat terwujud.

Ketiga, komunikasi efektif dapat mendorong terciptanya kemitraan dengan komunitas lembaga/institusi. Studi dari Ali & Demiray (2019) secara gamblang menjelaskan bagaimana komunikasi efektif dapat berperan dalam membangun dan mempertahankan kemitraan dengan pihak-pihak eksternal. Miller (2007) menunjukkan bahwa; kemitraan membutuhkan komunikasi terbuka untuk membawa kepaduan pemikiran yang mengarahkan pemanfaatan komunitas dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Menurut Mncube & Harber(2010), pemberdayaan komunitas dimaksudkan agar semua pihak saling terhubung dan tidak saling terpecah belah. Lebih lanjut dikatakan oleh Swick(2003), bahwa komunikasi dapat memperkuat mengatasi hal-hal yang berkaitan dengan perbedaan budaya, sehingga tidak merusak hubungan meski terdapat perbedaan. Dengan komunikasi efektif, hubungan kemitraan dapat terjalin dalam upaya mencapai tujuan bersama.

Keempat, komunikasi efektif kepala dapat menciptakan iklim yang kondusif. Hasil studi Ali & Demiray (2019)menemukan pentingnya komunikasi efektif pemimpin, sebagai faktor kunci sukses dalam menciptakan suasana kerja di mana pegawai/personil dapat, meningkatkan kemampuan, Iklim kondusif ini dapat tercipta manakala seluruh komunitas pada organisasi memiliki kepuasan tinggi (Rahsel, 2017). Kepuasan ini tercipta karena pimpinan membangun hubungan baik dengan seluruh komunitas, baik internal dan eksternal. Untuk menciptakan iklim yang kondusif dapat memulainya melalui perilaku yang konsisten dengan visi misi sekolah, serta mengembangkan tujuan yang jelas dalam upaya peningkatan capaian kinerja pegawai.

Kelima, pada akhirnya komunikasi efektif dapat berperan dalam meningkatkan capaian prestasi. Lembaga /institusi adalah sebuah organisasi jasa dengan sistem capaian kompetensi yang ditetapkan. Melalui komunikasi efektif, proses tersebut dapat berjalan baik, sehingga tujuan akhir dapat tercapai. Hasil studi Isik (2020) mengungkap bagaimana komunikasi dan interaksi pemimpin dapat berpengaruh terhadap capaian kinerja pegawai dapat terwujud ketika terjalin komunikasi yang baik antara manajemen dengan pegawai/ personil (Goksoy, 2016). Pimpinan dapat menciptakan konsensus bersama antara staf dalam bentuk peraturan dan pemberdayaan. Konsensus juga diciptakan dengan stakeholder eksternal, sehingga seluruh komunitas yang terlibat memiliki satu tujuan bersama. Iklim kondusif pun dapat tercipta dan terjaga. Pada akhirnya iklim kondusif dapat memberikan suasana menyenangkan, berujung pada meningkatnya capaian prestasi kinerja pegawai.

KESIMPULAN

Sebagai sebuah sistem (kesatuan) memiliki sejumlah elemen yang saling berinteraksi dalam upaya pencapaian tujuan Institusi/Lembaga. Untuk pencapaian tujuan secara efektif, interaksi dengan elemen-elemen dalam lingkungan tersebut harus disertai dengan komunikasi efektif pemimpin. Komunikasi  efektif  telah  menjadi  indikator dari profesionalitas seorang pemimpin sekolah yang excellent dalam meningkatkan produktivitas kinerja pegawai di Institusi.

Hasil kajian membawa implikasi agar para manajer dapat menerapkan berbagai karakteristik komunikasi efektif pemimpin yang diteladankan. Dengan demikian, peran-peran yang teridentifikasi dalam upaya peningkatan kinerja institusi, menuju hasil akhir peningkatan capaian prestasi kinerja pegawai, dapat dijalankan secara optimal.

DAFTAR PUSTAKA

Afkarina, N. I. (2018). Strategi Komunikasi Humas dalam Membentuk Public Opinion Lembaga Pendidikan. Jurnal Idaarah: Jurnal Manajemen Pendidikan, 2(1), 50–63.

Ali, O., & Demiray, G. (2019). Study of the Relationship Between School Managers’ Communicative Skills and Schools’ Atmosphere. Journal of Education and Learning, 8(2), 145–164.

Amirullah, H. B. (2015). Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Aziz, A. (2017). Komunikasi Pendidik dan Peserta Didik dalam Pendidikan Islam. MEDIAKITA, 1(2), 173–184.

Bakri Yusuf, H. R. (2018). Manajemen Komunikasi dalam Pengelolaan Informasi Pembangunan Daerah. Jurnal Komunikasi Hasil Pemikiran Dan Penelitian, 4(1), 50–64.

Battilana, J., Gilmartin, M., Sengul, M., Pache, A.-C., & Alexander, J. A. (2010). Leadership Competencies for Implementing Planned Organizational Change. The Leadership Quarterly, 21(3), 422–438.

Cansoy, R. (2018). The Relationship between School Principals’ Leadership Behaviours and Teachers’ Job Satisfaction: A Systematic Review. International Education Studies, 12(1), 37–52.